Proyecto de implantación de la Administración Electrónica

Con objeto de implantar la Administración Electrónica en el Ayuntamiento de Móstoles, se ha constituido el Comité Interdepartamental de Administración Electrónica, previsto en el art. 32.2 del Reglamento Municipal de Procedimiento Administrativo. Tras analizar la situación de la que partía el Ayuntamiento, el comité acordó las tareas necesarias para llevar a cabo el proyecto.

La planificación de las tareas, la asignación de responsables y los plazos de realización de las mismas así como los recursos necesarios para llevarlas a cabo, están recogidos en el documento denominado “Proyecto de Implantación de la Administración Electrónica” que La Dirección de Modernización y Calidad presentó al Comité de Administración Electrónica para guiar el plan de acción.

Actualmente se está trabajando a la vez en los trés ámbitos necesarios de actuación, es decir, el tecnológico, el normativo y el organizativo. Así, el departamento de Nuevas Tecnologías está en proceso de adquisición y adecuación de la infraestuctura tecnología necesaria para cumplir con las obligaciones de la Ley 11/2007 de Acceso Electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos. Por otro lado, la Secretaría General y la Asesoría Jurídica está elaborando la normativa correspondiente sobre la administración electrónica. Finalmente, la Dirección de Modernización y Calidad, coordinará el proyecto de rediseñar y redefinir los procesos de trabajo y los procedimientos administrativos.

Este proyecto de implantación de la Administración Electrónica está dirigido y coordinado políticamente por D. Daniel Ortiz Espejo, Vicealcalde y Concejal de Presidencia del Ayuntamiento de Móstoles.

Guía de Servicios del Ayuntamiento de Móstoles

Una de las líneas de actuación del Plan Estratégico de Modernización Administrativa y Calidad de los Servicios (2008-2011) del Ayuntamiento de Móstoles es la de mejorar la información y la atención al ciudadano.

A este objetivo se vincula el proyecto denominado “Guía de servicios”, como un medio de información, en soporte online o impreso, que tiene el propósito de comunicar y orientar a los ciudadanos de Móstoles, de una forma clara y concisa, sobre cómo solicitar información y servicios, y realizar trámites municipales.

Para la elaboración de este Proyecto ha sido necesaria la participación y colaboración de todas las Áreas de gobierno y de las unidades administrativas del Ayuntamiento de Móstoles, elaborándose una ficha de recogida de información que fue cumplimentada y revisada por los responsables de gestión de la administración municipal.

Una vez concluida la fase de recogida de datos, se ha diseñado la estructura de la Guía de servicios y se han incorporado los contenidos en soporte online para facilitar la actualización permanente de los mismos y el acceso de los ciudadanos a dicha Guía.

Estructura y contenidos

La Guía de servicios presenta una Pagina de Inicio, en la que se podrá conocer los trámites mas destacados , así como un espacio para las preguntas más frecuentes. También existe un BUSCADOR para ayudar a encontrar  la información de interés, introduciendo palabras clave relacionadas con el servicio o trámite.

La Guía se estructura en cuatro apartados: 1) La Ciudad de Móstoles; 2) Organización administrativa; 3) Trámites y servicios; y 4) Otra información

En el apartado LA CIUDAD DE MOSTOLES , el ciudadano encontrará información sobre nuestra ciudad, su historia, sus monumentos,así como los proyectos actuales y futuros. Periódicamente, se dotará de más contenidos, actualizando e incorporando información de interés.

En ORGANIZACIÓN MUNICIPAL se podrá encontrar toda la información relacionada con las funciones o competencias de la estructura política y administrativa del Ayuntamiento de Móstoles, Organismos autónomos, Empresas municipales, Fundaciones, etc.

El apartado mas importante y útil de la Guía de servicios es TRAMITES Y SERVICIOS. Aquí las personas interesadas encontrarán  información detallada sobre unos 350 servicios y trámites municipales que puede realizar, pudiendo utilizarse el Buscador como ayuda para localizar rápidamente la información de interés. También podrán descargarse las instancias o modelos específicos de solicitudes que se requieren para realizar algunos trámites administrativos, y que están incluidos en el Catálogo de modelos normalizados de solicitud.

Para cada trámite o servicio el ciudadano conocerá la unidad administrativa responsable, con sus datos de localización y contacto. También encontrará una descripción breve de cada trámite y – lo que es mas importante- información concreta y detallada sobre qué se necesita y dónde realizar dicho trámite o servicio.

Este apartado se actualizará permanentemente, incorporando nuevos servicios o trámites, o modificando la información de los actuales.

Finalmente, en el apartado OTRA INFORMACIÓN,  se incluye un directorio de la Administración Municipal, Organismos Autónomos, Instituciones Públicas y otras organizaciones de interés.

La Guía de servicios ha sido el proyecto prioritario y el inicio del proceso de transformación de la organización y gestión municipal hacia la mejora continua y calidad de los servicios, según los objetivos establecidos en el Plan Estratégico de Modernización Administrativa y Calidad de los Servicios del Ayuntamiento de Móstoles.

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Plan de Modernización y Administración Electrónica

La Dirección de Modernización y Calidad tiene encomendada la coordinación de los trabajos necesarios para posibilitar a los ciudadanos el acceso electrónico a los trámites y servicios municipales, según se establezcan por Comité de Administración Electrónica.

Recientemente se ha presentado a dicho Comité una propuesta sobre “Cómo abordar globalmente la implantación de la administración electrónica desde la perspectiva tecnológica, jurídica y organizativa o de gestión”

Dicha propuesta, en síntesis, parte de la premisa conocida de que la razón de ser (o misión) de la administración pública es prestar servicios a los ciudadanos, y que los procesos constituyen la forma o manera de prestar dichos servicios.

Modernización y administración electrónica

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Por tanto, un primer paso es identificar los servicios y trámites que presta a sus ciudadanos el Ayuntamiento de Móstoles. A este objetivo responde el proyecto denominado Elaboración de la Guía de Servicios del Ciudadano, que se encuentra en su fase final , y en el que está previsto la identificación y descripción básica de unos 350 trámites/servicios.  Estos servicios se prestan a través de unos determinados procesos de trabajo, que hay que definir y rediseñar, por lo que será necesario adoptar el enfoque de la Gestión por  procesos.

Consideramos que los procesos pueden clasificarse en dos tipos, según conlleven resolución administrativa (procesos de tramitación administrativa) o no produzcan ningún tipo de resolución  (procesos  de gestión de servicios). Por tanto, es necesario implantar el enfoque de gestión por procesos, mediante la constitución de equipos de proyectos que, a partir de un diagnóstico inicial, rediseñen los nuevos procesos de prestación de servicios, atendiendo, entre otros, a criterios de simplificación, eficacia y eficiencia. Estos procesos se definirán a través de una ficha técnica del proceso y serán la base para la informatización de los mismos a través de un software específico de gestión de procesos, que permitirá a los ciudadanos conocer el estado de sus expedientes.

Al mismo tiempo se elaborará el Catálogo de procedimientos administrativos, con objeto de establecer las garantías legales de las resoluciones administrativas, y el Manual descriptivo de procedimientos administrativos, que incorporará los trámites o tareas necesarias que deberán ejecutarse para que se produzcan los acuerdos o resoluciones de los órganos administrativos.

Comité de Administración Electrónica

El Reglamento Municipal de Procedimiento Administrativo, aprobado por la Corporación Pleno en sesión celebrada el 14 de mayo de 2009 establece en su artículo 32 que el Comité interdepartamental de administración electrónica es el órgano técnico que velará por el cumplimiento de los fines y principios establecidos en la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos.

Las funciones de este Comité son las siguientes:

• Fijar criterios de coordinación y armonización entre los aspectos informáticos y jurídico-procedimentales en la aplicación de la citada Ley y de este Reglamento.
• Elaborar instrucciones generales, sin perjuicio de su aprobación por el órgano competente, en relación a los aspectos indicados en el párrafo anterior.
• Elaborar un plan unitario de implantación de medios y para el desarrollo escalonado de la administración electrónica en el Ayuntamiento de Móstoles y sus Organismos Autónomos.
• El seguimiento y la evaluación periódica de la implantación de la administración electrónica.
• Informar los proyectos de incorporación de trámites y procedimientos a que se refiere la Disposición Adicional Sexta.

El Comité interdepartamental de Administración Electrónica, creado por Resolución de Alcaldía, está presidido por D. Daniel Ortiz Espejo, Concejal de Presidencia, que será sustituido por el Concejal de Mantenimiento y Nuevas Tecnologías, D. Jesús Pato Ballesteros, que asistirá a todas las reuniones.

El resto de miembros de dicho Comité son el Secretario General del Ayuntamiento, la Titular de la Asesoría Jurídica, el Coordinador General de Hacienda, el Director técnico de Nuevas tecnologías, el Gerente Municipal de Urbanismo y el Director de Modernización y Calidad.

Boletín de Modernización y Calidad (Nº1)

El Plan Estratégico de Modernización y Calidad establece una serie de acciones de comunicación e implicación para dar a conocer los avances que se van produciendo en la ejecución y desarrollo de los proyectos de mejora y cambio.

Con este fin se ha diseñado y creado el primer Boletín de Comunicación, cuyos contenidos se refieren al Plan Estratégico.

En este primer númenro se presenta el “Plan Estratégico de Modernización Administrativa y Calidad de los Servicios del Ayuntamiento de Móstoles (2008-2011)”, que pretende transformar la organización y gestión municipal, orientándola hacia la mejora continua de la calidad de los servicios que se prestan a los ciudadanos de Móstoles. 

Se establece la misión, visión y valores que guiarán las actuaciones en esta materia. Se realiza un análisis DAFO, y se concreta los principios y ámbitos de actuación del Plan.

Se formulan los objetivos para lograr el reto estratégico de modernización, cambio y mejora continua, identificando 12 estrategias o líneas de actuación, a las cuales se vinculan un total de 35 proyectos específicos.

Finalmente, se articulan los mecanismos de ejecución y evaluación del Plan Estratégico.

Nota informativa: Con motivo de la creación del Blog de Dirección de Modernización y Calidad se informa que, de ahora en adelante, se utilizará este medio para dar a conocer los avances que se van produciendo en la ejecución y desarrollo de los proyectos de mejora y cambio.

Organización y estructura del Ayuntamiento de Móstoles

Al Ayuntamiento de Móstoles se le aplica el régimen de organización de los municipios denominados por la normativa “de gran población”. Este tipo de ayuntamientos basan su organización en dos aspectos fundamentales. Por un lado , la organización política, integrada en su mayoría por las personas elegidas democráticamente cada cuatro años en las elecciones municipales; y a los que corresponde el gobierno de la Corporación. Y por otro, la organización administrativa, esto es, el conjunto de áreas, servicios, departamentos o unidades que agrupan los puestos de trabajo e integran la plantilla de los empleados públicos.

 1.- ORGANIZACIÓN POLITICA

Los órganos políticos pueden ser unipersonales o colegiados

Órganos unipersonales

 - Alcalde-Presidente

 - Tenientes de Alcalde

 - Concejales delegados

Órganos colegiados

 - Pleno

 - Comisiones de Pleno

 - Junta de Gobierno

 2.- ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

La estructura organizativa municipal mediante la cual se gestionan y ejecutan las competencias asignadas al Ayuntamiento de Móstoles es la siguiente:

 - Delegaciones políticas

 - Áreas

 - Servicios y departamentos

 - Distritos

 3.- ENTES INSTRUMENTALES

 El Ayuntamiento de Móstoles, al prestar los servicios que por Ley le corresponden, goza de autonomía para decidir en qué manera va a hacerlo. Por lo tanto, un mismo  servicio (P.Ej: Licencias de primera ocupación) puede ser prestado por un Área de gobierno municipal o Concejalía o por alguno de los denominados entes instrumentales, es decir, organismos dotados de personalidad jurídica propia, pero dependientes del Ayuntamiento, que sigue siendo el titular del servicio

 Organismos autónomos

 - Patronato Municipal de Escuelas Infantiles

 - Gerencia Municipal de Urbanismo

Sociedades anónimas municipales

Son formas de gestión directa de los servicios de la competencia local. Se rigen íntegramente por el ordenamiento jurídico privado, salvo las materias en que les sea de aplicación la normativa presupuestaria, contable, de control financiero, de control de eficacia y contratación.

 - Instituto Municipal de Suelo, S. A.

 - Empresa Municipal de Promoción Económica, S.A.

 - Empresa Municipal de Aparcamientos, S.A.

Consorcios

Los Consorcios son entidades dotadas de personalidad jurídica propia, integradas por Entidades Locales y otras Administraciones públicas (La Comunidad de Madrid, por ejemplo) o entidades privadas sin ánimo de lucro, que se rigen en cuanto a su funcionamiento por unos Estatutos que habrán de ser aprobados por el órgano competente de cada administración o entidad participante y que se encuentran sometidos en su funcionamiento al derecho administrativo.

Los Consorcios en los que participa el Ayuntamiento de Móstoles son los siguientes:

 - Consorcio Móstoles Tecnológico

 - Consorcio Móstoles Sur

 - Consorcio Puerta del Atlántico

 4.- FUNDACIONES

Son fundaciones las organizaciones constituidas sin fin de lucro que, por voluntad de sus creadores tienen afectado de modo duradero su patrimonio a la realización de fines de interés general.

 - Fundación Bicentenario 1808

5.- OTROS ORGANOS

 - Consejos Social de la ciudad

 - Consejos sectoriales

 - Tribunal económico administrativo

En el siguiente link se muestra un documento que resume la Guía de Organización Corporativa 2007-2011 del Ayuntamiento de Móstoles, dónde se describe la organización y estructura administrativa durante la presente legislatura.

Presentación del Plan Estratégico a los Medios de Comunicación

El Ayuntamiento de Móstoles presenta un Plan para modernizar el funcionamiento de la Administración y la calidad de los servicios 

• Su objetivo  es facilitar la relación de los ciudadanos de Móstoles con su Ayuntamiento, incrementando su grado de satisfacción con los servicios públicos y mejorar su calidad de vida y su bienestar social
• A través de 35 proyectos de modernización y calidad se pretende transformar la organización y gestión municipal, orientándola hacia la mejora continua de la calidad de los servicios que se prestan a los ciudadanos de Móstoles.
• Se trata, además, de un documento dinámico que se revisará anualmente  y  se actualizará en profundidad cada cuatro años.

20mayo´08.-  El Teniente de Alcalde de Servicios al Ciudadano, Daniel Ortiz y la Concejal de Recursos Humanos, Mercedes Parrilla han presentado esta mañana, el Plan Estratégico de Modernización de la Administración y Calidad de los Servicios públicos del Ayuntamiento de Móstoles. El objetivo principal  es facilitar la relación de los ciudadanos  con su Ayuntamiento, incrementando su grado de satisfacción con los servicios públicos y mejorar su calidad de vida y su bienestar social.

Presentación del Plan Estratégico a los Servicios

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Según Daniel Ortiz, “el  Plan  marca las líneas maestras de lo que pensamos debe constituir el quehacer del equipo de gobierno en los próximos años en materia de modernización y calidad de los servicios públicos. Para la consecución de estos objetivos nuestro Ayuntamiento debe convertirse en una organización acorde con los tiempos actuales, moderna, abierta al cambio, accesible, receptiva y proactiva; una organización que implique y motive a las personas que la integran y que mantenga una actitud de revisión permanente de sus actuaciones con el fin de mejorarlas”.

Para Mercedes Parrilla, “ con esta iniciativa queremos satisfacer las necesidades y expectativas de los ciudadanos de Móstoles mediante la prestación de servicios públicos de calidad, la participación social y la gestión eficiente de los recursos”.

El Plan establece cinco objetivos estratégicos que se concretan en mejorar la atención e información al ciudadano; mejorar la organización administrativa y los procesos de trabajo; implantar sistemas y técnicas de calidad de los servicios; promover proyectos relacionados con la administración electrónica y, por último, intensificar la comunicación interna y externa.

Se trata, además, de un documento dinámico que se revisará anualmente  y  se actualizará en profundidad cada cuatro años, ya que tanto la institución como la sociedad a la que sirve están en permanente cambio, modificándose las circunstancias iniciales en que fue concebido.

El Ayuntamiento ya ha puesto en marcha  varias  iniciativas y actuaciones orientadas a la modernización administrativa, tales  como la apertura de los horarios de información y registro por las tardes y las mañanas de los sábados; la creación de la Oficina de Atención al Contribuye; la creación y mantenimiento de un nuevo sitio Web corporativo; la  aprobación del Reglamento Orgánico Municipal, que ha supuesto un importante hito en el impulso del proceso de modernización de la administración del Ayuntamiento de Móstoles. 
Sonido - Daniel Ortiz (Teniente de Alcalde de Servicios al Ciudadano y Portavoz del PP)

Presentación y difusión del Plan Estratégico

El objetivo 5 del Plan Estratégico de Modernización y Calidad es el de establecer acciones de comunicación e implicación.

Con ello se pretende adoptar medidas que impliquen tanto a los empleados públicos en el compromiso de colaborar activamente en los proyectos de modernización administrativa y calidad, como a los ciudadanos, en el conocimiento, participación y utilización de los servicios y su mejora

Estas acciones de comunicación e implicación afectará a todas las actividades relacionadas con los proyectos de modernización y calidad, y constituyen, por tanto, un elemento esencial para difundir y explicar las medidas adoptadas con el fin de que tanto empleados públicos como los ciudadanos puedan aprovecharlas y obtener los beneficios de su implantación.

Para la consecución de este objetivo se estructuran dos líneas de actuación estratégica:

• Comunicación interna
• Comunicación externa

La comunicación interna tiene como destinatarios los Concejales delegados, Directores de servicio o departamento, responsables y mandos , empleados públicos, y sindicatos. En este sentido se han realizado presentaciones del Plan a la Junta de Gobierno y a los Directores de servicio o departamento, y se ha enviado información a los empleados por e-mail y difundido el Boletín Plan Estratégico Modernización y Calidad_01.pdf

La comunicación externa se articula mediante presentaciones a los medios de comunicación, entrevistas, ruedas y/o notas de prensa. También se ha presentado el Plan a los Consejos de distrito, que representan a los ciudadanos a través de diferentes asociaciones vecinales.

Documentos sobre Modernización y Calidad

La Dirección de Modernización y Calidad pone a disposición de aquellas personas interesadas un CD que incluye los siguientes contenidos:

00_Decreto de competencias de la Dirección de Modernización y Calidad
01_ Propuesta de Resolución sobre el Plan de Modernización y Calidad
02_Acuerdo de la Junta de Gobierno Local
03_Plan Estratégico de Modernización y Calidad
04_Programación anual de proyectos
05_Boletín de Mejora y Calidad de los servicios (nº1)
06_Presentación del Plan a las Concejalías y Servicios

Solicitudes del CD a jediezg@ayto-mostoles.es

Programación de Proyectos para los años 2008-2009

Durante el periodo 2008-2009 se han iniciado aquellos proyectos que se han considerado de prioridad alta.

Los proyectos cuyo comienzo está previsto para un año concreto y no han sido concluidos en dicho año seguirán ejecutándose en los sucesivos hasta su finalización.

Hasta el momento se han abordado todos los proyectos reflejados en la tabla adjunta, excepto los siguientes:

15_Normalización y simplificación
10_Encuentros y jornadas
16_Informatización de procedimientos
10_Móstoles Opina
27_Contenidos y Portal de servicios

Próximamente se realizará una evaluación de la ejecución de los proyectos y se establecerán los prioritarios para el año 2010-2011. De todo ello se informará puntualmente.

Plan Estratégico de Modernización y Calidad

El “Plan Estratégico de Modernización Administrativa y Calidad de los Servicios del Ayuntamiento de Móstoles (2008-2011)”, aprobado por la Junta de Gobierno Local, pretende transformar la organización y gestión municipal, orientándola hacia la mejora continua de la calidad de los servicios que se prestan a los ciudadanos de Móstoles.

En dicho Plan se establece la misión, visión y valores que guiarán las actuaciones en esta materia, se realiza un análisis DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades), y se concreta los principios y ámbitos de actuación del Plan.

Asimismo se formulan los objetivos para lograr el reto estratégico de modernización, cambio y mejora continua, identificando 12 estrategias o líneas de actuación, a las cuales se vinculan un total de 35 proyectos específicos.

Finalmente, se articulan los mecanismos de ejecución y evaluación del Plan.

Organización y funciones de la Dirección de Modernización y Calidad

Por Decreto de Alcaldía se ha establecido la estructura y las funciones de la Dirección de Modernización y Calidad

:

Artículo 1º.- Dirección de Modernización Administrativa y Calidad de los Servicios.

1.- Corresponde a la Dirección de Modernización Administrativa y Calidad de los Servicios, además de las funciones genéricas establecidas en el artículo 225 del Reglamento Orgánico del Ayuntamiento de Móstoles, las funciones específicas que a continuación se relacionan:

a) Elaboración y coordinación del Plan Estratégico de Modernización Administrativa y Calidad de los Servicios

b) Dirección, impulso, asesoramiento, control y seguimiento de proyectos de modernización administrativa, mejora y calidad de los servicios

c) La elaboración de propuestas de simplificación de procedimientos y trámites, y de normalización y racionalización de la gestión administrativa

d) El análisis de las estructuras orgánicas, así como el informe de propuestas de modificación o creación

e) Elaboración e implantación de planes de calidad en el proceso de prestación de servicios

f) Coordinación, seguimiento y evaluación, en su caso de proyectos que afecten a varias áreas de gobierno o servicios y que la Alcaldía, Junta de Gobierno o Concejales delegados consideren prioritario su impulso

g) Cualquier otra que le sea encomendada en el ejercicio de sus competencias

2.- La Dirección de Modernización Administrativa y Calidad de los Servicios se estructura en las siguientes unidades administrativas, así como en las demás unidades que se establezcan y en los puestos de trabajo que se determinen en la correspondiente relación de puestos de trabajo:

• Unidad de Organización Administrativa

• Unidad de Gestión de la Calidad

• Unidad de Coordinación de Proyectos

Bienvenidos al proceso de cambio y mejora continua

Bienvenidos a este espacio de información y comunicación, que se ha creado para difundir las iniciativas y proyectos que desde esta Tenencia de Alcaldía, y a través de la Dirección de Modernización y Calidad, se están realizando bajo el enfoque de cambio y mejora continua.

Este Blog es, además, no sólo un espacio de información, sino también un lugar de intercambio y comuniciación para todas las personas que deseen participar contribuyendo con sus opiniones y comentarios al proceso de modernización administrativa y calidad de los servicios de este Ayuntamiento.

En este Blog encontrareis información de todas las iniciativas y proyectos de cambio y mejora, así como documentos, enlaces de interés, y otros aspectos que se irán incorporando paulatinamente para su difusión y participación de todas las personas interesadas.

Deseando que este espacio de información y comunicación sea de vuestro interés.

Atentamente:

Daniel Ortiz Espejo

Vicealcalde, Concejal de Hacienda y Presidencia